Arbeitgeberportal

Ansprechpartner Portal Support

Hotline: +49 89 9235 - 7338

E-Mail: info@arbeitgeberportal-vbo.de

Die Verfügbarkeit des Portal Supports ist in der Regel von Montag bis Donnerstag in der Zeit
von 08:00 bis 16:00 Uhr und Freitag von 08:00 bis 12:00 Uhr gewährleistet.

Dokumente

Benutzerhandbuch

Hier finden Sie das Benutzerhandbuch für das Arbeitgeberportal.

Fragen & Antworten

Sie haben die Möglichkeit, folgende Service-Funktionen zu nutzen, etwa die Online Übermittlung von:

  • DATÜV Beitragsmeldungen (ganze Datensätze)
  • einzelnen Beitragsmeldungen
  • Mutterschutzzeiten
  • Entgeltumwandlungsbeiträgen
  • Altersversorgungsabgabe (AVA)
     

Ein hohes Maß an Datenschutz ist uns wichtig, aus diesem Grund ist jedem Sachbearbeiter ein, von Ihnen zu bestimmender, Administrator vorgeschaltet.

Für Sie als Mitglied verursacht die Benennung eines Administrators einen minimalen Aufwand. Jeder von Ihnen namentlich benannte Mitarbeiter, der Administrator werden soll, muss den Registrierungsprozess abschließen und den vollständig ausgefüllten Antrag an uns unterschrieben zurücksenden. Nach Überprüfung des Antrags erhält der Mitarbeiter seine Zugangsdaten per Post. Wurde der Registrierungsprozess erfolgreich abgeschlossen, ist der namentlich benannte Mitarbeiter Administrator.

Die Administratoren erhalten automatisch auch die Berechtigung für alle zum Mitglied zugehörigen Abrechnungsstellen.

Der Administrator:

  • erhält einen Zugang für die Benutzerverwaltung des Arbeitgeberportals. Damit legt er Sachbearbeiter an, vergibt und verwaltet die entsprechenden Berechtigungen der Sachbearbeiter, welche die einzelnen Service-Funktionen des Arbeitgeberportals nutzen werden.
  • erwirbt aufgrund der Autorisierung als Administrator ebenfalls Nutzungsrechte für die Service-Funktionen des Arbeitgeberportals.
  • trägt die Verantwortung für die Vergabe der Nutzungsberechtigungen der Sachbearbeiter.
  • ist verpflichtet, jede relevante Änderung der Berechtigungen (z.B. Arbeitsplatzwechsel) in der Benutzerverwaltung vorzunehmen.

 
Um im Urlaubs- oder Krankheitsfall den einwandfreien Portalzugang sicherzustellen, empfehlen wir, zwei Administratoren zu bestimmen.

Administrator Sachbearbeiter

Ein Administrator registriert sich nur für eine Mitgliedsnummer und erhält nach Genehmigung des Antrages automatisch die Berechtigung für die dazugehörige Abrechnungsstellennummer.

 

Ein Administrator hat immer alle fachlichen Berechtigungen (Beitragsmeldungen, Erstanmeldung, Mutterschutz, Entgeltumwandlung und Altersversorgungsabgabe).

 

Das bedeutet, der Administrator kann selbst Meldungen erfassen und auch alle gesendeten Meldungen in der Meldehistorie einsehen.

Ein Sachbearbeiter wird von einem Administrator für eine oder mehrere Abrechnungsstellen berechtigt. Der Administrator vergibt dem Sachbearbeiter pro Abrechnungsstelle die fachlichen Berechtigungen.

 

Das bedeutet, der Sachbearbeiter hat nur die fachliche Berechtigung die er benötigt.

 

Bei den fachlichen Berechtigungen für die Sachbearbeiter gibt es 3 Gruppen:

  • BM/DT = Beitragsmeldungen/Datenträger
  • Weitere Meldungsarten = Erstanmeldung, Mutterschutz und Entgeltumwandlung
  • Altersversorgungsabgabe (AVA)
Ein Administrator muss sich für eine Mitgliedsnummer registrieren und erhält automatisch Zugriff auf die zur Mitgliedsnummer zugehörigen Abrechnungsstellen.  Ein Sachbearbeiter wird von einem Administrator für eine oder mehrere Abrechnungsstellen berechtigt.

Ein Administrator muss alle angelegten Sachbearbeiter verwalten:

 

  • Scheidet ein Sachbearbeiter aus, müssen die einzelnen Berechtigungen gelöscht werden.
  • Soll ein Sachbearbeiter weitere Berechtigungen erhalten, müssen diese hinzugefügt werden.
Ein Sachbearbeiter erstellt/verschickt Meldungen für die er berechtigt wurde und hat keine administrativen Berechtigungen.

Für die Benutzung des Arbeitgeberportals wird einer der folgenden Browser benötigt:

  • Chrome
  • Edge
  • Firefox
  • Safari

Außerdem muss JavaScript in allen Browsern aktiviert sein (dies entspricht in der Regel den Standardeinstellungen).

Um Datenträger (Datensätze mit Beitragsmeldungen) im Portal hochladen zu können, muss zuerst ein Antrag auf Zulassung zur Teilnahme an der automatisierten Datenübermittlung gestellt werden. Der Antrag ist vom Mitglied oder dessen Meldestelle (Rechenzentrum, Steuerberater etc.) schriftlich (Antragsvordruck) bei der VddB bzw. VddKO zu stellen.

Wie ist der Ablauf?

  1. Sie teilen uns per E-Mail (an info@arbeitgeberportal-vbo.de) mit, dass Sie an der automatisierten Datenübermittlung teilnehmen wollen.

  2. Anschließend übermitteln wir Ihnen per E-Mail folgende Dokumente:
    • Antragsvordruck
    • Musterdatei
    • Vollzugsvorschrift für ein einheitliches Verfahren der automatisierten Datenübermittlung (DATÜV) bei Nutzung des Arbeitgeberportals

  3. In der Vollzugsvorschrift sind alle Anforderungen an einen Datenträger beschrieben.
    Die Musterdatei zeigt den Aufbau der Datei.
    Bitte beachten Sie in der Vollzugsvorschrift insbesondere die Anweisungen unter Punkt 4 (DV-technische Anforderungen) und Punkt 5 (Aufbau der Beitragsmeldungen/Meldesätze) sowie Punkt 6 (Anlagen).

    Haben Sie die Anforderungen erfolgreich bei Ihnen umgesetzt, können Sie uns Ihre Testdatei und den ausgefüllten und unterschriebenen Antrag per E-Mail zurücksenden.

  4. Nach erfolgreicher Prüfung des Antrags und der Musterdatei wird das Mitglied zur Teilnahme an der automatisierten Datenübermittlung zugelassen. Sie erhalten hierüber schriftlich Mitteilung. Wir geben Ihnen auch Rückmeldung zu welchem Zeitpunkt Sie mit einem Datenträger starten können.

    Der Start ist abhängig von den bisher eingereichten Einzel-Beitragsmeldungen und kann sofort oder erst zum neuen Geschäftsjahr erfolgen.

Die „Vollzugsvorschrift für ein einheitliches Verfahren der automatisierten Datenübermittlung (DATÜV) bei Nutzung des Arbeitgeberportals“ können Sie auch vorab in unserem Downloadcenter herunterladen. 

 

Was ist zu beachten:

  • Die Zulassung erfolgt standardmäßig für den monatlichen Datenträgeraustausch (DTA)

  • Grundsätzlich ist eine Beitragsmeldung für den Versicherten unmittelbar nach dem Ausscheiden, sowie bei einer Unterbrechung des Beschäftigungsverhältnisses von mehr als einem Kalendermonat zu erstellen.

  • Die Umstellung auf DTA kann zum sofortigen Zeitpunkt oder erst zum Jahreswechsel (neues Geschäftsjahr) erfolgen. Das wird von Fall zu Fall geprüft und ist abhängig von den im aktuellen Geschäftsjahr übermittelten Einzel-Beitragsmeldungen.

    Beispiel:
    Wurden bereits Einzel-Beitragsmeldungen als Jahresmeldung (Beitragszeit von/bis 01.01.-31.12.) übermittelt, kann für diese Meldungen mit diesem Zeitraum kein Datenträger vom Typ Korrektur oder Storno übermittelt werden (z.B. Korrektur und Storno für November). In diesem Fall würde ein Start für den DTA erst zum Jahreswechsel in Frage kommen.

Bildnachweis: siehe Impressum